Как и в каких случаях оформляется товарно транспортная накладная

Транспортировка грузов выполняется повсюду в самых разных объемах. И, конечно, сопровождается весь процесс необходимой документацией. Независимо от типа используемого транспорта на каждую поездку оформляется товарно-транспортная накладная. Этот документ для контролирующих органов является главным среди прочих. По этой причине стоит уделить внимание оформлению данной бумаги, что и будет сделано далее.

Как оформляется товарно-транспортная накладная

Общее о ТТН

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — документ первичного учета и контроля взаимодействия организаций, необходимый при оформлении доставки и/или проведении расчетов. К составлению ТТН требуется подходить внимательно, так как мелкий недочет может привести к серьезным проблемам и штрафам за ненадлежащее заполнение сопроводительной документации.

Невидимая для камер наноплёнка на номера
Штрафы за пересечение стоп-линии и превышение скорости больше не побеспокоят!

Оформляется ТТН по форме 1-Т, стандартный шаблон которой доступен бесплатно на просторах интернета. Форма № 1-Т является унифицированной для доказательства сотрудничества компаний как между собой, так и при использовании посреднических услуг. При заполнении бланка накладной обязательно учитывать важность документа и установленных правил и требований для корректного внесения информации.

Кто оформляет

В зависимости от того, каким способом выполняется доставка товара до получателя, товарно-транспортную накладную имеет право заполнить грузоотправитель, представитель транспортной организации и, конечно, получатель.

Грузоотправитель имеет право на составление ТТН в любом случае. Это утверждено в постановлении Правительства РФ 15.04.2011 № 272. Согласно данному документу, конкретно пункту № 6, отправитель груза имеет право вносить данные в ТТН и оформлять ее для перевозки.

Заполнение учетного документа представителем транспортной компании возможно лишь при перевозке товара через посредника. В таком случае с перевозчиком составляется договор на оказание услуг, который подписывают обе взаимодействующие стороны. Также перевозчик может заполнять и подписывать ТТН только при наличии соответствующего документа, разрешающего данное действие.

Получатель (часто он же и покупатель товара) получает возможность составления товарно-транспортной накладной в случае заключения договора с компанией-перевозчиком. То есть, если наймом транспорта занимается покупатель или получатель, то именно ему и придется заполнять пункты бланка.

Когда оформлять

ТТН составляется в обязательном порядке для подтверждения выполнения обязательств перевозки в трех случаях:

  1. При транзитной перевозке.
  2. Когда доставку выполняет посредник.
  3. Если несколько грузополучателей.

При выполнении доставки некоторые организации решают использовать для транспортировки аналогичных партий товара одну товарно-транспортную накладную. Это делать категорически запрещено! Подобные махинации также недопустимы при транспортировке груза в несколько мест (когда получатель не один). Это невозможно потому, что при найме перевозчика каждая организация будет проводить расчет на основании предоставленной ТТН. Если этот документ не оформить по правилам, возникнут проблемы с оплатой услуг, возможно даже судебное разбирательство.

Для того чтобы предотвратить неприятные ситуации, необходимо помнить, что на каждую отдельную партию товара составляется новая ТТН.

Однако, имеется вариант, когда оформлять накладную не обязательно. Это возможно, если осуществляется самовывоз товара покупателем. Для документального подтверждения самостоятельного прибытия покупателя на склад компании-отправителя достаточно оформить накладную по форме ТОРГ-12. Договор о грузоперевозках также можно не заключать в данном случае.

Структура ТТН

Прежде, чем начать внесение сведений в бланк товарно-транспортной накладной по форме 1-Т, необходимо ознакомиться со структурой документа. Чтобы предоставить нужную информацию в требуемых графах, рекомендуется найти и скачать оформленный без ошибок и недочетов образец для заполнения.

Скачать бланк товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) в формате Excel

Скачать бланк товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) в формате Word

В 2019 году, в унифицированную форму ТТН не было внесено никаких коррективов, поэтому шаблон прошлого года полностью пригоден для скачивания и заполнения. Для систематизации вписываемых данных учетный документ делят на два раздела. В первом указывается информация о:

  • наименовании груза;
  • габаритах поклажи;
  • качественных характеристиках;
  • компании, отправившей груз;
  • грузополучателе.

Так как указываемая информация касается непосредственно транспортируемого груза и его параметров, то раздел принято называть товарным. На основании сведений из товарной части ТТН отправитель может снять с баланса отправленный товар, а получатель подтвердить его поступление и оприходовать.

Второй раздел главного учетного документа содержит данные:

  • транспорта, на котором планируется транспортировка;
  • характеристики ТС (марка, грузовместимость, гос. номера и т. п.);
  • сведения о компании-перевозчике;
  • информация о водителе ТС;
  • маршруте поездки;
  • временных ограничениях;
  • пунктах доставки;
  • о выполняемом рейсе.

В связи с тем, что большая часть вносимых сведений касается используемого транспортного средства, то раздел называют транспортным. Именно опираясь на информацию из транспортной части документа, определяется общая и штучная (за единицу товара) стоимость транспортировки, а также выполняется расчет между взаимодействующими компаниями.

Порядок оформления

Систематизация данных в учетной документации подчиняется определенным требованиям, которые обязательно учитывать при заполнении ТТН.

Когда оформлять

Помимо товарной и транспортной частей существует общая информация, необходимая для всех участников перевозки:

  1. В шапке накладной четко прописывается номер документа. Для каждой поставки номер может отличаться, так как зависит он от количества акцептованных документов в документообороте компании, составившей ТТН.
  2. Указывается дата составления документа. Указанное число должно совпадать с датой отгрузки. Составление ТТН заранее запрещается.
  3. Информация о компании, ответственной за отправку груза со склада. Обязательно прописать полное наименование, юридический адрес организации, координаты фактического места расположения точки отгрузки, а также дополнительные контактные сведения.
  4. Данные о получателе груза. Также требуется указывать полное наименование фирмы, адрес юридический, фактический адрес пункта разгрузки (места доставки), контактные сведения (телефон, электронная почта, факс).
  5. Последовательно указывается информация об организации, оказывающей посреднические услуги (перевозку товара). Данные вносят при наличии подобных услуг.
  6. Следующим пунктом общей части является вписывание сведений о компании, которая будет проводить оплату услуг посредника. Указывается наименование организации, юридический адрес, платежные реквизиты.
  7. Обязательным моментом в алгоритме заполнения ТТН является отметка кода ОКПО (Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций) для каждого участника перевозки. Код присваивается при образовании организации и указывается во всей документации.

Общая информация в товарно-транспортной накладной должна быть вписана в соответствии с требованиями и стандартами по заполнению. Если обязательства по выписке накладной взяты впервые, но не удается правильно заполнить тот или иной пункт, лучше обратиться в фирму по оказанию услуг оформления документов.

Когда общие пункты содержат необходимые сведения, самое время приступить к заполнению двух главных разделов ТТН.

Как правильно оформить товарно — транспортную накладную ТТН.

Товарный раздел

Наименование раздела напрямую сообщает, какие сведения должны быть внесены в эту часть учетного документа. Так как всю информацию о перевозимой продукции знает отправитель, именно ему и предстоит заполнять столбцы этого раздела. Рекомендуется вписывать данные последовательно, не допуская исправлений и не торопясь быстрее закончить. Наиболее пристально стоит отнестись к заполнению столбцов 1 — 4, так как указанные значения должны быть точными и проверенными.

Товарный раздел

В столбце №1 вписывают номера из внутреннего номенклатурного ряда организации, если такая классификация существует. В отсутствие подобной нумерации указывается порядковый номер загруженного наименования. Каждое наименование вписывается в отдельную строку.

Графы №2 и №3 предназначены для указания значений артикула и других значений, принятых для систематизации товара в компании-отправителе.

В столбец №4 вписываются значения о количестве единиц (штук) загруженного в транспортное средство товара. Для определенного артикула соответствующее количество. Во всех сопроводительных документах числовое значение для каждого вида груза должно совпадать.

Остальные столбцы равнозначны по степени важности, просто их заполнение не требует сильной сосредоточенности. В оставшиеся графы вносится информация о:

  • цене за штуку товара;
  • утвержденном в ассортиментном ряде названии;
  • количественных значениях (кг, литр и т. п.);
  • число предоставленных к перевозке грузовых (паллетных) мест;
  • общая стоимость всей партии;
  • тип используемой упаковки;
  • дополнительная нумерация (если имеется).

Указанные в разделе сведения должны соответствовать аналогичной информации в остальной сопроводительной документации. Количество грузовых мест в обязательном порядке указывается тоннажем, даже если партия одного вида имеет вес несколько килограммов.

При наличии приложений к ТТН (сертификаты на продукцию, сертификаты качества, лицензии и прочее), количество предоставленных документов указывается прописью в соответствующем пункте товарного раздела накладной — дополнительные листы. Далее прописью вписывается следующая информация:

  • сколько всего типов товаров загружено;
  • количество грузовых мест;
  • общая масса всей загруженной продукции;
  • объявленная суммарная стоимость всех типов отправляемого товара.

Другими словами, прописное обозначение всех количественных данных дублирует числовые значения из формы 1-Т.

Пустые строки и столбцы заполняются прочерками, чтобы не было по невнимательности внесено лишнее значение.

Следующей обязательной для заполнения частью после таблицы является проставление подписей и их расшифровок от полномочных лиц. Отправитель груза ставит свою личную подпись только в случае самостоятельной отгрузки товара со склада. Во всех остальных случаях подпись и расшифровка должны соответствовать данным, предоставленным об уполномоченных к отгрузке и принятию товара лицах. Если перевозкой занимается посредническая организация, то автограф оставляет полномочный представитель. Отсутствие какой-либо подписи в товарном разделе ТТН затрудняет проведение оплаты и контроль выполнения услуг перевозки.

Транспортный раздел

Наименование раздела указывает на то, что в эту часть товарно-транспортной накладной вносятся сведения о выполнении транспортировки.

Транспортный раздел

Последовательно вписывается информация о:

  • временных рамках доставки;
  • предприятии, осуществляющем транспортировку (наименование, реквизиты, телефон);
  • выбранном для выполнения перемещения товара ТС (марка, гос номер);
  • присвоенных порядковых номерах документа (столбец справа);
  • компании, взявшей на себя роль плательщика (наименование, адрес, банковские реквизиты, контактные данные).

Не теряя последовательности, вписывается информация о лице, которому предстоит управлять выбранным транспортом — ФИО полностью и номер водительского документа. Допустимо вносить фамилию и инициалы. Обязательно указать тип транспортной услуги — коммерческая перевозка.

Следующая часть транспортного раздела должна содержать сведения о точке отправки груза и пункте разгрузки. В случае невозможности принятия ТС к разгрузке разрешено перенаправить автомобиль в другое место, указав адрес в строке переадресовки. Дополнительные данные о наличии прицепа, повреждении пломбы и т. п. Также указываются в соответствующих строках.

В расположенную ниже таблицу вносятся сведения о перевозимом грузе. Все значения должны быть идентичными указанным в товарном разделе. Приходуемый товар по весу не должен отличаться от загруженного в точке загрузки ТС. Сравнить значения массы можно при помощи контрольных весов. Полученный вес вписывается в соответствующую строку.

Если товар доставляется на доверительной основе (такое бывает), то взвешивание в момент приема не проводится. Об этом делается отметка в транспортном разделе.

В этой части ТТН также указываются дополнительные сопроводительные документы для груза — сертификаты качества, лицензии на продажу и пр.

Графы для подписей уполномоченных лиц должны быть заполнены четко с расшифровкой и без исправлений. В большинстве случаев подписи заверяются печатями предприятий.

И конечно, таблица для сведений о всех совершенных погрузках и разгрузках, а именно:

  • кто отправитель;
  • получатель;
  • тип погрузки (наливной, вручную, самосвалом или автоматизированный);
  • дата отправления ТС с грузом;
  • дата прибытия ТС в точку разгрузки;
  • подписи должностных лиц.

Пустые ячейки для информации отмечаются прочерками. Это обезопасит от лишней информации, которую могут вписать из-за невнимательности.

Для представителя перевозчика (обычно это водитель) имеется отдельная таблица. В эту таблицу шофер (экспедитор) вносит сведения о выполненном рейсе: километраж, вынужденный простой ТС, стоимость всей поездки. А также указывает информацию о незапланированных моментах перевозки, полученных штрафах и прочих расхождениях, возникших в течение транспортировки.

Самую последнюю внизу таблицу заполняет уже сотрудник отдела расчетов или бухгалтерии перевозчика. Именно здесь рассчитывается окончательная стоимость совершенной поездки и таксировка. Итоговым шагом является тщательная проверка ТТН на наличие подписей, печатей и достоверности информации. После чего рейс может быть оплачен.

Заключение

Несмотря на то, что вся сопровождающая груз документация важна, без товарно-транспортной накладной могут возникнуть серьезные проблемы. Информация, которая содержится в ТТН, охватывает как перевозимый товар, так и используемое транспортное средство. Данный учетный документ необходим для расчетов и контроля выполнения перевозки всем фирмам-участникам, поэтому грамотное заполнение приветствуется всегда.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

11 + 1 =

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: